Todas as Organizações são geridas de uma melhor forma, se houver um bom controlo interno.
A administração, para ser eficiente, necessita de ter ao seu dispor informação fidedigna e objetivamente relevante sobre a sua situação financeira, de forma a auxiliar na tomada de decisão.
A contabilidade pode ser considerada como um “sistema de informação” que transmite informação econômica e financeira sobre a Organização, a um conjunto diversificado de pessoas, como, por exemplo, clientes e fornecedores. A maioria da informação relacionada com a Organização, depende dos elementos fornecidos pelo departamento de contabilidade.
Esta informação é relatada através de demonstrações financeiras, de forma a dar resposta a todas as questões que possam surgir, como por exemplo, quanto se deve a fornecedores, quanto se tem a receber de clientes, quanto se tem a pagar de salários, entre outras obrigações.
Os proveitos são constituídos por vendas, prestação de serviço, subsídios de diversas Entidades que permitem à Organização fazer face aos seus gastos. Caso as receitas sejam superiores aos gastos, estas verbas podem ser aplicadas em futuros investimentos.
Os donativos recebidos pela organização são canalizados para melhoramento das estruturas físicas ou equipamentos.
Ao verificar-se esta situação significa que a Organização se encontra bem financeiramente. No caso em que os gastos são superiores à receita, permite ao órgão de gestão saber onde houve o desvio e a razão da sua origem, de forma a melhorar procedimentos. Esta análise, para ser eficaz, deverá ser feita mensalmente, o que permitirá acompanhar constantemente a evolução da situação financeira.